Deklaracja przetwarzania danych osobowych w Veitur

1. Informacje ogólne

Veitur (Veitur ohf.) jest spółką zależną Orkuveita Reykjavíkur (OR) i zarządza sieciami dystrybucji energii elektrycznej, ciepłej i zimnej wody i ścieków. Orkuveita Reykjavíkur działa zgodnie z ustawą nr 136/2013 dotyczącą działalności Orkuveita Reykjavíkur. Przedsiębiorstwa zajmują się przetwarzaniem, produkcją i sprzedażą energii elektrycznej, gorącej i zimnej wody, pary oraz zarządzają systemami podstawowymi, tzn. dystrybucji energii elektrycznej, ciepłej wody, odprowadzania ścieków, sieci światłowodowych, oraz innymi działaniami. Orkuveita Reykjavíkur sprzedaje te produkty i usługi swoim klientom za opłatą.

Pomiędzy przedsiębiorstwem  a klientami istnieje relacja w formie zawartej umowy w zakresie dostarczania produktów i/ lub usług. Aby je dostarczyć, przedsiębiorstwo musi zbierać, rejestrować, zapisywać i przetwarzać dane osobowe klientów w celu wywiązania się z ww obowiązków wobec klientów. Dane te nie obejmują wrażliwych danych osobowych.

Veitur gwarantuje, że obsługa wszystkich danych osobowych przez firmę jest prowadzona zgodnie z ustawą o ochronie i przetwarzaniu danych osobowych i wynikających z niej przepisów. Narzędzia muszą zapewnić gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych klientów. W dokumencie, który uzupełnia politykę, zawarte są dane i informacje o tym co Veitur musi zapewnić, aby móc gromadzić i przetwarzać dane osobowe klientów.

2. Cel przetwrzania danych osobowych klientów

Veitur gromadzi i przetwarza określone dane osobowe klientów, aby umożliwić przedsiębiorstwu dostarczanie uzgodnionych produktów i usług oraz pobieranie określonych płatności. Ma to również na celu zagwarantowanie najlepszej możliwej jakości produktów i usług.

Dane osobowe mogą być również przetwarzane w celu określenia możliwości marketingowych celem zaoferowania dodatkowych nowych usług.

Przyczyny przetwarzania danych osobowych mogą być również inne niż określone powyżej. Na przykład Veitur używa elektronicznego nadzoru do różnych celów, przetwarzanie tego rodzaju jest głównie prowadzone w celu zagwarantowania bezpieczeństwa personelu, jakości usług oraz bezpieczeństwa i ochrony mienia: Monitoring telewizyjny w pobliżu zabudowań Veitur, monitoring linii telefonicznych na stanowiskach obsługi, tachografy w pojazdach i odbiorniki radiowe w systemie komunikacyjnym Tetra. Nadzór elektroniczny jest regulowany przez przepisy dotyczące nadzoru elektronicznego i instrukcje z podręcznika operacyjnego Veitur, który określa, między innymi, cel nadzoru w każdym przypadku, gdzie i jak go stosować, obowiązki spółki w tym zakresie oraz prawa pracowników.

Veitur gwarantuje, że dane osobowe klientów nie będą wykorzystywane do celów innych niż określone powyżej bez pełnej wiedzy i zgody klienta.

3. Na jakiej podstawie przetwarzane są dane osobowe klientów?

Przetwarzanie danych osobowych klientów jest niezbędne do zawierania umów między Veitur a klientem w zakresie dostarczania przez firmę produktów i/ lub usług. Oprócz tego przetwarzanie może wynikać z przepisów takich jak ustawa o archiwach publicznych nr 77/2014, ustawa o rachunkowości nr 145/1994 i ustawa o rocznych sprawozdaniach finansowych nr 3/2006.

Zgoda klienta jest podstawą przetwarzania danych osobowych i podlega ona szczególnym warunkom, na które klient wyraża zgodę. Warunki te nie będą zmieniane bez zgody klienta.

4. Rodzaj przetwarzanych danych osobowych

Veitur zbiera i przetwarza tylko następujące informacje o klientach::

  1. Imię i nazwisko
  2. Nr ewidencyjny/ kennitala
  3. Adres
  4. Numer telefonu
  5. Email
  6. Numer rachunku bankowego
  7. Informacje o karcie płatniczej, które są zakodowane i usuwane
  8. Historia użytkowania – odczyty/rachunki
  9. Historia awarii -przerwy dostaw
  10. Informacje o zadłużeniu
  11. Informacje kontaktowe
  12. Wnioski o usługi/ produkty (t.d. rurociągi domowe, przejącie rurociągów wodnych i sciekowych itp.)
  13. Nagrywane rozmowy z Działem Obsługi Klienta
  14. Monitoring na terenach publicznych i w miejscach pracy

Gdy klient kontaktuje się z Veitur przez media społecznościowe, np. w celu przedłożenia odczytów liczników lub innych informacji zastosowanie mają zasady konkretnego nośnika dotyczące ochrony i przechowywania danych osobowych. W niektórych przypadkach firma transferuje komunikację / informacje do swojego systemu i obsługuje jego ochronę i przechowywanie zgodnie z polityką ochrony danych osobowych i zasadami w niej określonymi.

5. Odbiorcy danych osobowych klientów

Dane o klientach są przechowywane przez Veitur lub w przedsiębiorstwie działającym w imieniu Veitur na Islandii lub jednego z partnerów firmy na obszarze EOG, gdzie zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych są takie same jak w Islandii. Dane osobowe nie mogą być ujawniane osobom trzecim, z wyjątkiem przypadków uzyskania zgody prawnej, aktów prawnych, orzeczeń sądowych, umów o pracę lub zgody klienta.

6. Czas przechowywania - jak długo przechowywane są dane osobowe klientów?

Veitur przechowuje dane osobowe tak długo, jak wymaga tego prawo i zgodnie z np. celem przetwarzania. Ponieważ Orkuveita Reykjavíkur jest własnością organów publicznych, przedsiębiorstwo musi przestrzegać ustawy o archiwach publicznych i podlega pewnym obowiązkom dotyczącym zachowania i archiwizowania danych. W związku z tym przedsiębiorstwo obowiązują pewne ograniczenia dotyczące usuwania danych. Dane, które firma ma prawo usunąć za specjalnym pozwoleniem z Archiwum Miejskiego w Reykjaviku, zostaną usunięte zgodnie z upoważnieniem udzielonym w każdym przypadku.

7. Prawa klienta do protestu, uzyskania dostępu, poprawienia i usunięcia/ ograniczenia przetwarzania danych

Klienci mają prawo sprzeciwić się gromadzeniu ich danych osobowych przez Veitur, jeśli uważają, że nie jest to zgodne z celem, zasada proporcjonalności nie jest przestrzegana lub jeśli uważają, że ten sam cel można osiągnąć w inny sposób.

Klient może zażądać informacji na temat przetwarzanych przez Veitur informacji o nim, pod warunkiem, jeżeli nie zagraża to interesom innych. Wnioski te będą przetwarzane tak szybko, jak to możliwe i nie później niż miesiąc po otrzymaniu wniosku klienta.

Klient ma prawo zażądać, aby wszelkie błędne, wprowadzające w błąd lub niekompletne dane osobowe dotyczące jego osoby zostały poprawione i/ lub usunięte.

8. Prawo klientów do składania reklamacji i uwag

Jeśli klient chce złożyć skargę lub uwagi dotyczące przetwarzania danych osobowych, może je wysłać bezpośrednio do firmy. Jeśli klient nie otrzyma odpowiedzi może skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych w Orkuveita Reykjavíkur, personuverndarfulltrui@or.is (patrz szczegóły poniżej).

Klienci mogą również zasięgnąć opinii Islandzkiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (www.personuvernd.is).

9. Dokładność i wiarygodność informacji

Veitur ponosi odpowiedzialność za rzetelność informacji i zapewnienie, aby informacje o klientach były stale aktualizowane zgodnie z wysyłanymi przez klientów informacjami o zmianach i biorąc pod uwagę cel przetwarzania.

Klient jest odpowiedzialny za poinformowanie Veitur o wszelkich zmianach w swoich informacjach.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych klientów

Veitur gwarantuje bezpieczeństwo danych osobowych dzięki środkom technicznym i organizacyjnym. Polityka bezpieczeństwa informacji Veitur zawiera więcej szczegółów na temat tych środków, a także odpowiednie wytyczne w podręczniku operacyjnym przedsiębiorstwa.

Pracownicy mają ograniczony dostęp do danych osobowych klientów. Mają go jedynie ci którym informacje te potrzebne są wykonywanej pracy.  Pracownicy są informowani i świadomi swojego obowiązku zachowania poufności i ochrony bezpieczeństwa danych osobowych, do których mają dostęp. Obowiązek zachowania poufności pozostaje w mocy nawet po zakończeniu zatrudnienia.

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Poza powyższymi postanowieniami, obsługa danych osobowych pracowników jest zgodna z ustawą nr 90/2018 o ochrony i przetwarzaniu danych osobowych i działaniach, które Veitur wdraża na ich podstawie.

Specjalistą ds. Ochrony Danych Osobowych w OR jest Hörður Helgi Helgason, prawnik w kancelarii Landslög, Borgartúni 26, 105 Reykjavík. tel. 520-2900, personuverndarfulltrui@or.is