Vinnsla persónuupplýsinga í snjöllum mælikerfum

Almennt

Veitur ohf. er dótturfélag Orkuveitu Reykjavíkur (OR) og rekur dreifiveitu rafmagns, hitaveitu, vatnsveitu og fráveitu. Orkuveita Reykjavíkur og dótturfélög hennar starfa skv. lögum nr. 136/2013 um Orkuveitu Reykjavíkur. Fyrirtækin stunda vinnslu, framleiðslu og sölu raforku og heits og kalds vatns og gufu og rekstur grunnkerfa, svo sem dreifiveitu rafmagns, hitaveitu, vatnsveitu, fráveitu og gagnaveitu, auk annarrar starfsemi sem hefur sambærilega stöðu. Þessa vöru og þjónustu selur OR viðskiptavinum gegn greiðslu.

Gagnvart viðskiptavini ábyrgjast Veitur að öll vinnsla persónuupplýsinga af hálfu fyrirtækisins samræmist persónuverndarstefnu fyrirtækisins, lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og reglum sem settar eru samkvæmt þeim.  Hér að neðan er fjallað um vinnslu persónuupplýsinga vegna snjallra mæla. Að öðru leyti gildir áðurgreind stefna og greinargerð sem sett er henni til fyllingar en þar er að finna upplýsingar og fræðslu um þau atriði sem Veitum ber að veita vegna öflunar og vinnslu persónuupplýsinga um viðskiptavini.

Tegund persónuupplýsinga sem unnið er með, tilgangur vinnslu og lagagrundvöllur

Yfirskrift vinnslu persónuupplýsinga: Reikningagerð vegna orkunotkunar
Vinnsla felst í útgáfu reikninga.
Unnið er með eftirfarandi upplýsingar: Staðsetning afhendingarstaðar, kennitala viðskiptavinar, heimilisfang viðskiptavinar, orkunotkun (m3, kWh, kW og l/m).
Unnið er með framangreindar upplýsingar í þeim tilgangi að tryggja rétta reikningagerð og skjölun svo unnt sé að reikna út gjöld fyrir vöru og þjónustu og gefa út reikninga vegna notkunarinnar.   Vinnslan þessi er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á Veitum á grundvelli m.a. raforkulaga, reglugerðar um raforkuviðskipti og mælingar auk reglugerðar um Orkuveitu Reykjavíkur, sem gildir fyrir Veitur. Þá er þessi vinnsla einnig nauðsynleg til að efna samning milli Veitna og viðskiptavinar um kaup þess síðarnefnda á vöru og þjónustu Veitna.

Yfirskrift vinnslu persónuupplýsinga: Viðskiptavinir nálgast upplýsingar um eigin orkunotkun
Vinnsla felst í því að viðskiptavini býðst að hafa aðgang að eigin notkunarupplýsingum á aðgangsstýrðu vefsvæði, sk. mínum síðum á heimasíðu Veitna. Þar er hægt að nálgast myndræna framsetningu á álestrum, reikningum og notkunarsögu viðskiptavinar. Viðskiptavinur kemst inn á sitt svæði með rafrænum skilríkjum.
Unnið er með eftirfarandi upplýsingar : Staðsetning afhendingarstaðar, kennitala, notkun (m3, kWh, kW, l/m).
Unnið er með framangreindar upplýsingar í þeim tilgangi að veita viðskiptavini bestu mögulegu þjónustu sem hann væntir auk þess sem tilgangurinn er að veita viðskiptavini góða yfirsýn yfir viðskipti sín við Veitur.
Vinnslan þessi er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á Veitum á grundvelli m.a. raforkulaga, reglugerðar um raforkuviðskipti og mælingar, Netmála Landsnets auk reglugerðar um Orkuveitu Reykjavíkur, sem gildir fyrir Veitur.

Yfirskrift vinnslu persónuupplýsinga: Upplýsingagjöf til viðskiptavina
Veitur veita einstaklingsbundna þjónustu að beiðni viðskiptavina. Vinnslan í þessu tilviki felst í því að Veitur bjóða upp á upplýsingagjöf, leiðbeiningar og almenna þjónustu í tengslum við sölu á vöru og þjónustu af hálfu fyrirtækisins. Þjónustan er veitt í gegnum síma, með tölvupósti, netspjalli eða með annars konar máta sem nýttur er í samskiptum við viðskiptavini.
Dæmi um upplýsingar sem unnið er með: Staðsetning, kennitala, notkun (rúmmetrar, kWh, kW), tæknilegar upplýsingar safnað á afhendingarstað. 
Unnið er með framangreindar upplýsingar í þeim tilgangi að veita viðskiptavini bestu mögulegu þjónustu sem hann væntir auk þess sem tilgangurinn er að veita viðskiptavini góða yfirsýn yfir viðskipti sín við Veitur og til að tryggja að hann fái notið þeirrar vöru og þjónustu sem fyrirtækið býður upp á.
Vinnslan þessi er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á Veitum á grundvelli m.a. raforkulaga, og reglugerðar um Orkuveitu Reykjavíkur, sem gildir fyrir Veitur.

Yfirskrift vinnslu persónuupplýsinga: Notkunarupplýsingar viðskiptavina í rafmagni sendar til  Netorku til reikningagerðar
Netorka er sameiginlegur gagnagrunnur dreifiveitna, en þar leggja dreifiveitur, þ.m.t. Veitur, inn upplýsingar um notkun viðskiptavina orkufyrirtækja sem aftur nýta þau nýta til reikningagerðar sinna viðskiptavina.
Unnið er með eftirfarandi upplýsingar: Kennitala afhendingarstaðar, kennitala viðskiptavinar, heimilisfang viðskiptavinar, orkunotkun (kWh og kW).
Unnið er með framangreindar upplýsingar í þeim tilgangi að tryggja rétta reikningaútgáfu og skjölun til að sýna útreikninga gjalda vegna notkunar í rafmagni.
Vinnslan þessi er nauðsynleg til að fullnægja lagaskyldu sem hvílir á Veitum á grundvelli m.a. Netmála B6 og B7, sbr. raforkulög og reglugerð um raforkuviðskipti og mælingar. Þá er vinnslan nauðsynleg til að efna samning milli milli Veitna og viðskiptavinar um kaup þess síðarnefnda á vöru og þjónustu Veitna, en Veitur hafa valið að nota heimild Netmála Landsnets til að úthýsa til Netorku tilteknum verkefnum vegna uppgjörs og söluaðilaskipta.

Viðtakendur upplýsinga

Upplýsingar um viðskiptavini eru vistaðar hjá Veitum eða á vegum fyrirtækisins á Íslandi eða hjá samstarfsaðila innan EES-svæðisins þar sem reglur um meðferð persónuupplýsinga eru þær sömu og á Íslandi.

Persónuupplýsingar verða ekki afhentar þriðja aðila nema á grundvelli lagaheimildar, stjórnvaldsfyrirmæla, dómsúrskurðar, vinnslusamnings eða samþykkis viðskiptavinar. 

Varðveislutími – hversu lengi eru persónuupplýsingar vistaðar

Veitur vista persónuupplýsingar um viðskiptavini í þann tíma sem lög gera ráð fyrir og nauðsynlegt er m.v. tilgang vinnslunnar. Þar sem Veitur eru í eigu opinberra aðila lýtur fyrirtækið lögum um opinber skjalasöfn og ber því varðveislu- og skilaskyldu samkvæmt þeim. Eru fyrirtækinu því ákveðnar hömlur settar hvað eyðingu gagna varðar. Þeim gögnum sem heimild stendur til að eytt verði skv. sérstöku leyfi Borgarskjalasafns verður eytt í samræmi við veitta heimild hverju sinni.

Bent er á að lögbundnar kröfur um vistun eru að lágmarki 4 ár skv. raforkulögum og 7 ár skv. bókhaldslögum.

Réttur hins skráða til andmæla, til aðgangs, leiðréttingar og eyðingar/takmörkunar vinnslu

Viðskiptavinur hefur rétt til að andmæla söfnun Veitna á persónuupplýsingum telji hann að hún samræmist ekki tilgangi hennar, meðalhófs sé ekki gætt eða ef hann telur að ná megi sama tilgangi með vægari hætti.

Viðskiptavinur getur óskað eftir því að fá upplýsingar um þá vinnslu sem á sér stað hjá Veitum um hann enda standi hagsmunir annarra ekki í vegi fyrir því. Beiðni  þar um skal afgreidd eins fljótt og auðið er og ekki síðar en innan mánaðar frá móttöku beiðni viðskiptavinar þar um.

Viðskiptavinur kann að eiga rétt á að krefjast þess að röngum, villandi eða ófullkomnum persónu­upplýsingum um sig verði leiðréttar og eða þeim eytt. Þá kann hann einnig að eiga rétt á því að upplýsingar um sig verði fluttar annað, t.a.m. til annarra dreifiveitna og eða sölufyrirtækja.

Réttur hins skráða til að gera athugasemdir og leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd

Vilji viðskiptavinur koma andmælum, kvörtun eða athugasemdum á framfæri vegna vinnslu persónuupplýsinga skal henni beint að Veitum. Sé ekki brugðist við af hálfu viðkomandi einingar getur viðskiptavinur leitað til persónuverndarfulltrúa samstæðu OR, personuverndarfulltrui@or.is. Viðskiptavini er einnig heimilt að bera vinnslu persónuupplýsinga undir Persónuvernd.

Persónuverndarfulltrúi Veitna

Persónuverndarfulltrúi Veitna er Hörður Helgi Helgason, lögmaður á Landslögum, Borgartúni 26, 105 Reykjavík. Sími 520-2900, personuverndarfulltrui@or.is.